天天快看：合思·易快报助力中顺洁柔财务数字化实践，年省成本2000万！

随着数字经济迅猛发展,数字知识和信息已经成为生产的关键要素,区块链、人工智能等技术在会计领域应用越来越广泛。而面对大环境的不确定性,以及经济下行压力深入,各行各业都面临着财务数字化转型难题。

本期财务数字化案例,一同走进国内首批A股上市的生活用纸企业——中顺洁柔(股票代码:002511)。中顺洁柔财务总监(商贸)莫欣欣以《智能费控,尽在掌中》为主题,分享移动互联时代全新、高效、敏捷的费控报销方式。自2020年合作至今,中顺洁柔与合思·易快报已完成四期数字费控系统建设,凭借其广泛连接能力,实现企业间多系统数据的互联互通,提升业财一体化管理水平,取得显著降本增效。初步测算,公司平均审批天数减少5天;节省5个财务部门编制 ;纸张耗材、差旅预算、人效产出等综合成本折算预估,预计为企业节省约2000万元。

(资料图片仅供参考)

莫欣欣

中顺洁柔财务总监(商贸)

01

打造财务数字化标杆

“十四·五”以来,广东省作为制造业大省,已进入数字化转型新时期。由于不同行业数字化发展的现状和基础不尽相同,推动制造业整体转型难度较大。因此,提炼总结行业内数字化转型可借鉴、可复制的成功模式,对推动广东省制造业数字化转型显得尤为重要。

作为广东省明星制造业企业,中顺洁柔纸业股份有限公司成立于1999年,拥有广东江门、广东云浮、四川成都、浙江嘉兴、湖北孝感、河北唐山六大生产基地,产品覆盖全国2000多个城市,销售网络辐射华南、云贵广、鲁豫皖、西南、西北、华东、华中、华北、东北和港澳十大区域,同时产品远销东南亚、东北亚、大洋洲、北美等海外市场。

中顺洁柔积极响应数字化转型号召,结合自身业务需要与国家政策趋势要求,欲以费控报销为切入口本地化部署高效敏捷型的数字化系统,打通申请-订购-报销-支付-记账全流程自动化,实现费用控制标准化、透明化、可视化,全面提升企业的数据管理水平,打造财务数字化行业先行标杆。

02

揭秘费控数字化实践路径

2020年,中顺洁柔经过多家供应商选型,与合思·易快报达成合作。根据公司费用管理现状,整合企业合理需求,合思·易快报按需分期规划其费控数字化项目进度。2020年12月-2022年6月期间,分四期建设费用管理平台,实现数据互联管理控制、发票验真控制、费用申请差旅标准控制、管理费用预算控制、借款申请额度控制、批量付款控制等功能。

差旅与接待标准控制

2020年12月,项目一期优先上线服务于全员的差旅与接待标准控制功能,根据中顺洁柔内部管理制度要求,将差旅过程中餐费、住宿、接待等补助关联到职位标准。通过系统预先设置,让原先需要人工确认的制度规范由系统自动识别并控制,避免事后出现差旅与接待预算超标。

管理费用预算控制

2021年5月,项目二期规划上线了非销售部门的费用预算控制功能。按部门将年度预算拆分至各个月进行超标控制。如遇超标,系统直接在单据上发起警告。另外,审批人可直接在流程中查看相关预算标准。

多系统管理关联控制

2021年11月,项目三期针对合同协议、采购订单、采购入库等业务付款往来较多的人员,因多系统间数据不互通导致操作不便捷、流程不透明等问题,快速上线了多系统管理关联控制功能。基于合思·易快报的广泛连接能力,高效打通业务、OA、人力、资管等系统,将合同、资金付款、对账单、电子送货单、银企直联等功能模块与整个报销流程关联,实现全流程自动化。

营销费用精细化控制

2022年6月,项目四期将原先的营销费用大类细化到不同部门、不同业务场景下的费用小类,精细化管控市场营销、人力资源及供应链等部门的费用支出明细。例如线下投放广告,需要将集团广宣费用、装卸费用、运输费用一一拆分,让每一项支出有理有据;不同类型费用预算单独拆分管控,避免发生单一费用超标影响整体预算执行的情况。

03

广泛连接让数字费控价值凸显

以合思·易快报智能费控为核心,广泛连接中顺洁柔的EAS组织架构、SHR人事系统、国税平台、银行系统、移动办公系统、SRM系统、T1资管系统以及TPM营销系统,实现不同平台系统数据与报销动作关联,让企业的费控管理更加合规、透明、高效,数字费控价值更加凸显。

智能管票,减轻财务工作压力

上线前,中顺洁柔财务部门会花费大量时间与人力成本,用于核实发票信息是否完整、电子发票是否重复报销、逐张验真识别虚假发票等。系统上线后,通过平台OCR识别、手机扫码、EXCEL批量导入等多种形式上传发票,并由系统自动识别各类发票,大幅减轻员工与财务基础工作量。

差旅管控,实现预算零超标

根据出差城市等级,员工提交差旅费用时自动带出对应差旅标准;接待申请通过后,选择不同项目会自动带出相应标准;管理费用与预算关联控制,超预算或无预算均不能提交;时时管控费用,将原先事后控制事项前置到事前、事中,差旅超标现象降为零。

借支管控,有效减少费用拖欠

此前,中顺洁柔对员工的借支款项无额度控制。智能费控系统上线后,通过关联SHR系统,按公司规章制度要求对不同职级的员工限定借款额度;借款核销时,如遇超期未归还,不能续借,有效减少“债多不愁”、离职未核销等拖欠现象。

高效连接,实现统一中台处理

数字费控系统广泛连接到其他平台拓展开发,快速、准确、便捷地自动关联、提取系统间数据,为申请、借款、报销、付款提供有效、实时的数据与附件;系统间数据集中到统一中台处理,如数据查询、附件打印下载等,这有效避免了由多系统间来回切换带来的工作效率低问题;此外,连接企业微信平台消息模板,每天2次定时推送未签审信息,保证流程审批更及时。

莫欣欣还表示:“中顺洁柔引入合思·易快报费控报销系统,开启移动互联时代全新的电子化报销方式,解决移动报销、因公消费、财务合规等难题,实现降本增效目标。接下来,中顺洁柔还将乘数字化政策东风,积极拓展财务数字化应用,促进业财融合发展,进一步提升企业数字治理能力。”